Il lavoro di segreteria nelle aziende moderne è tutt’altro che semplice e col passare del tempo ha subito profonde evoluzioni, con il risultato di spostare il focus dalle attività operative ad attività più complesse e a più alto contenuto decisionale, relazionale e comunicativo. Il cambiamento del lavoro segretariale è dovuto quasi tutto al processo di informatizzazione e alla conseguente riorganizzazione del comparto amministrativo e operativo dell’azienda.
È a partire dagli anni ’90, con lo sviluppo della gestione delle comunicazioni, come la posta elettronica, le teleconferenze e con la crescente diffusione delle reti Internet, che si ha un vero e proprio salto tecnologico. Essenzialmente l’informatizzazione ha permesso di far mutare, migliorare e agevolare il lavoro di segreteria, oggi non più visto solo come uno scambio di informazioni tra la dirigenza e l’esterno, ma come un comparto amministrativo e di gestione in toto dell’azienda.
I nuovi strumenti informatici, che a partire dagli anni Novanta e soprattutto dagli inizi del duemila, sono stati messi a disposizione delle aziende, avevano bisogno di essere utilizzati da persone preparate in modo da poter sfruttare al meglio le nuove opportunità che offrivano. Queste nuove opportunità si sono tradotte nella velocità e facilità di gestire, immagazzinare e reperire dati, per poi condividerli con chi ha interesse nel conoscerli. Perciò quel lavoro, che fino a quegli anni era di aiuto e supporto alla dirigenza, oggi è diventato un lavoro di aiuto e supporto a tutta l’azienda facendo mutare il carico di lavoro su questa figura importante particolare.
Vero, qualcuno potrebbe pensare che il progresso informatico, la meccanizzazione dei processi e la digitalizzazione spinta abbia reso superfluo questo ruolo, ma non è così. Infatti, se da una parte molte competenze che prima venivano svolte da persone, ora possono essere svolte da un elaboratore informatico, da un’altra ci sono competenze che non possono essere svolte se non con la presenza umana.
Per questo il ruolo dell’addetto alla segreteria ha visto una mutazione e un’evoluzione nel tempo. Per svolgere questo lavoro, oggi, bisogna essere formati adeguatamente, conoscere i supporti informatici sui quali si lavora, conoscere la lingua inglese ed essere costantemente formati per imparare a gestire i nuovi strumenti messi costantemente a disposizione delle aziende.
Perciò la figura professionale in uscita si occuperà di filtrare le comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento, digitare e revisionare i testi di documenti aziendali, trasmettere informazioni o comunicazioni tra vari uffici, realizzare comunicazioni o lettere di convocazione, produrre testi, verificando la correttezza dell’elaborato prodotto, gestire un’agenda di lavoro, organizzando l’impiego del tempo, in particolare per quanto riguarda gli impegni per conto terzi, realizzare gli adempimenti connessi allo svolgimento ed al buon andamento di eventi, riunioni, assemblee e viaggi di lavoro, fornendo supporto nelle attività di comunicazione ed organizzazione, realizzare attività di archiviazione e di tracciabilità di documenti e informazioni, seguendo le procedure in uso e utilizzare le risorse informatiche.
Il lavoro di segreteria è ideale per le persone molto organizzate, precise e puntuali. È un ruolo fondamentale per assicurare che la routine quotidiana in ufficio proceda liscia e senza intoppi, fornendo supporto a tutto il team e alla direzione per compiti operativi, organizzativi e amministrativi.
Chi desidera intraprendere la professione solitamente ha una naturale propensione all’organizzazione e spiccate doti di pianificazione. La segreteria è infatti responsabile di una varietà di attività legate alla corrispondenza, alla gestione amministrativa, all’archivio, al controllo delle scadenze, alla gestione dei clienti e degli appuntamenti, e questo rende il lavoro molto dinamico.
Le competenze amministrative, contabili e gestionali della segreteria consentono inoltre opportunità di impiego in ambiti anche molto diversi, rendendo così la professione estremamente versatile. I corsi proposti da cifap formazione vogliono formare questa figura professionale in maniera completa, dandole tutti gli strumenti necessari affinché possa trovare velocemente un occupazione stabile e appagante.
